L'automatisation de processus, qu'est-ce que c'est ?

L'automatisation de processus est une méthode qui va permettre, comme son nom l’indique d’automatiser des tâches réalisées par l'entreprise ou par les opérationnels. Grâce à cela, il n'y aura plus besoin (ou quasiment) d'intervention humaine.

En général, ce sont les tâches répétitives qui sont automatisées, car elles sont simples à exécuter, elles ne demandent pas de compétences particulières et elles sont courantes. Pour cela, une bonne gestion de vos données, l’intégration de logiciels et d’applications vont vous permettre de mettre en place l’automatisation de processus.

L'automatisation de process doit être complètement intégrée dans votre stratégie de transformation numérique, car cela demande de modifier certaines pratiques et impose une nouvelle organisation du travail. Cependant, les bénéfices apportés à votre organisation permettront de compenser l’investissement initial.

Comment automatiser des processus métiers ?

Définition d'un processus métier

Un processus métier correspond à une succession d’étapes répétitives pour d’atteindre un résultat précis. Ces processus sont toujours identiques et se répètent à chaque fois. Ce dernier est souvent modélisé au sein d’un “workflow”.

Première étape : Identifiez vos workflow

Si vous souhaitez automatiser vos process, il est important de bien modéliser l’ensemble de vos workflow. Grâce à cela, vous pourrez identifier les actions répétitives à faible valeur ajoutée et les applications utilisées dans ce processus.

Demandez également à vos opérationnels d’identifier les actions répétitives pour identifier plus rapidement ces tâches qui font perdre du temps. De plus, cela permettra d’inciter une meilleure conduite du changement pour vos collaborateurs, car ils seront impliqués dans le process.

Par exemple, vous utilisez un CRM pour suivre les ventes effectuées pour chacun de vos clients. Puis votre organisation vous oblige à recopier ces informations au sein d’un autre fichier de type Excel pour générer un tableau de bord. Cette seconde étape, par exemple, demande une action humaine à faible valeur ajoutée qui peut-être automatisée grâce à une bonne gestion de vos données.

Seconde étape : Mettre en place une roadmap ou une feuille de route

Une fois que vous aurez identifié les différentes actions à automatiser, priorisez les automatisations les plus importantes. Concentrez-vous uniquement sur celles qui vous prennent le plus de temps et qui vous apporteront le plus de valeur une fois automatisées. Constituez votre roadmap en fonction de cela. N'oubliez pas de correctement définir une date de début, de fin et les parties prenantes pour être le plus efficace possible.

Ensuite, définissez clairement les fonctionnalités que vous souhaitez avoir ainsi que les fonctionnalités techniques nécessaires. Cela peut passer par l’utilisation d’une API, ou la mise en place d’un nouveau logiciel, une meilleure gestion de vos données, des solutions cloud etc …Enfin, une fois que vous savez les tâches à automatiser et la solution, il est temps de passer au développement de votre solution.

Troisième étape : L'intégration des automatisations

À partir de ce moment, il est temps de passer à l'action ! Les fonctionnalités techniques et fonctionnelles sont déterminées, il faut maintenant atteindre les objectifs définis par la roadmap. Vous avez plusieurs solutions qui se présentent à vous :

• Vous occupez d'intégrer votre solution
• Externaliser l'intégration

En fonction des compétences et du temps que vous disposez en interne cette intégration peut-être effectuée par des membres de vos équipes. Cependant, le temps est une ressource limitée et développer une solution d'automatisation peut s'avérer compliqué. Pour cela, vous pouvez confier votre projet à une agence data comme la nôtre ou bien à d'autres agences. N'hésitez pas à faire appel à nos équipes en prenant rendez-vous ici, pour discuter de votre projet et obtenir un devis personnalisé.

Quatrième étape : Formez vos équipes

Il est important de ne pas mettre de côté vos collaborateurs. Souvent, lorsque nous parlons d’automatisation, on peut imaginer que l’on souhaite supprimer des emplois. Ce n’est pas forcément le cas. En effet, vous permettez seulement d’enlever des actions à faibles valeurs ajoutées pour permettre à vos employés de monter en compétences et d’effectuer des tâches beaucoup plus valorisantes. De ce fait, il est important de les intégrer dans ce processus d'automatisation pour éviter tous les freins possibles. Si vous intégrez de nouveaux outils, il faudra donc penser à former vos collaborateurs sur ces derniers.

Exemples d'automatisation possibles

Lorsque vous créez un tableau de bord sur Excel, des données doivent être importées à l'intérieur de celui-ci. De nombreux professionnels les mettent à jour manuellement. En automatisant l’extraction de vos données, vous pourrez remplir automatiquement ce document ce qui évitera toutes actions humaines qui n’apportent aucune valeur.

Un deuxième exemple : vous recevez de nombreuses demandes de vos clients ou encore des avis ? Vous pouvez intégrer un automate qui va répondre à toutes ces demandes, et même envoyer le traitement des paiements. De nombreuses entreprises mettent en place des technologies avancées pour éliminer le plus possible toute forme de travaux manuels pour optimiser le temps des collaborateurs ainsi que d'optimiser les dépenses. Qu'est-ce que cela change ? Nous allons le voir tout de suite.

Les avantages de l'automatisation de process métier

Une meilleure productivité

L’objectif premier d’automatiser vos process, c’est principalement pour gagner en productivité. Ne perdez plus votre temps à faire de simples tâches qui vous empêchent de répondre à d'autres demandes plus importantes ou de réfléchir à vos stratégies de développement.

Vous avez donc l'opportunité de vous focaliser sur des actions plus importantes à plus forte valeur ajoutée. Comme on dit, “le temps, c’est de l’argent”, alors gagnez du temps et soyez plus productif. 

Suivi en temps réel

Vous avez un doute sur la capacité de cette automatisation ? Ne vous inquiétez pas plus longtemps, il vous sera possible de surveiller l'activité qui a été automatisée en direct. Vous pourrez rapidement vous rendre compte des bénéfices apportés par votre solution. Si cela n'est pas le cas, reprenez le workflow initial et identifié d'où provient le problème afin de l'optimiser. On ne trouve pas forcément la meilleure solution du premier coup. Il est souvent nécessaire d'y revenir quelques fois pour optimiser la solution. Au final c'est une vraie horlogerie suisse d'automatiser des process métier !

Limitez les risques d'erreurs

Les interventions humaines peuvent parfois engendrer des erreurs, peu importe le secteur d'activité. 

Mais la méthode dont nous vous parlons dans cet article est justement la solution à ce problème. Elle peut mettre à jour des informations automatiquement SANS cette fameuse action humaine. Elle effectue en boucle la même tâche de la même façon, ce qui limite les risques d’erreurs.

De meilleures performances

Vu que vous limitez le risque d’erreur dans vos données, vous basez vos réflexions sur des informations plus qualitatives. Cela vous permet de prendre de meilleures décisions et vous permet de devenir plus data driven.

De plus, étant donné que vous gagnez du temps en limitant des actions à faibles valeurs ajoutées, vous pouvez vous concentrer sur des tâches qui pourront réellement contribuer au développement de vos business. Vos équipes, également, gagneront du temps sur des actions qu’ils n’auront plus à effectuer et pourront se concentrer sur des tâches plus intéressantes. Cela pourra également augmenter leur productivité et améliorer leur bien-être au travail.

Plus d'agilité pour votre entreprise

C'est l'un des mots que l'on entend le plus lorsqu'on rejoint une entreprise "il faut être agile", mais combien d'entreprises le sont lorsqu'ils utilisent encore les mêmes méthodes de travail qu'il y a 10ans ? Il faut savoir s'adapter à notre environnement et aux missions qui nous sont accordées. L'automatisation permet justement d’être beaucoup plus flexible et permet à votre organisation d’être plus agile, car les prises de décisions de l'ensemble de votre organisation deviennent plus rapides et surtout, plus efficaces.

Plus de compétitivité

À notre époque, il est de plus en plus fréquent que les entreprises mettent à la disposition de leurs employés des logiciels, des applications. Pourquoi ? Tout simplement, car cela représente un impact majeur pour leur performance et ou encore sur la productivité. Ils mettent donc toutes les chances de leur côté pour améliorer leur rentabilité et pour rendre la vie des professionnels plus simple. Vous aussi, n'hésitez pas à donner les chances à votre business ou vos équipes d'exploser.

Les différentes solutions d'automatisation possibles

Forcément, il n'existe pas une solution d'automatisation, mais plusieurs. Déjà il existe différentes méthodes et différents outils. Ce qui compte c'est d'atteindre les spécificités techniques et fonctionnelles déterminés en amont du projet d'automatisation. Voici quelques suggestions de notre part :

• Solutions no-code / low code
  
  - Zapier, Integromat, Make, Airtable, Automate.io
  ‍
• Solutions Microsoft Power Plateform
  
  - Power BI
  - Power Apps
  - Power Automate
  ‍
• Python
  
  - Selenium (RPA)
  - Flask (API and web automation)
  - Pandas (Data treament)
  ‍
• Outils RPA
  
  - UI path
  - Automation anywhere

Ce que vous devez retenir

La constante avancée de la technologie est profitable dans le monde professionnel. Plusieurs entreprises l'ont compris et en font leur atout. Même si cela change la façon de travailler d'un nombre improbable de personnes, il faut avancer avec le temps et vous allez remarquer les bons côtés de ces avancées technologiques. La preuve, vous, ainsi que vos collaborateurs, avez le choix d'impacter le système de votre société et d'en constater les avantages que nous avons cités plus tôt. D'ailleurs, ce ne sont pas les seuls, il y en a encore bien d'autres comme le fait que ce soit un support lors de vos prises de décisions ou qu'il améliore la communication au sein de l'entreprise.

Maintenant il est temps de passer à l'action pour booster votre business !

Notre solution chez Fineaste

En tant qu’agence data, nous pouvons vous accompagner de la modélisation de vos workflow, à l’automatisation de ces derniers et la digitalisation de vos process. Également, en tant qu’organisme de formation, nous pouvons aussi former vos équipes sur les outils intégrés.

Si vous souhaitez digitaliser vos process et générer plus de valeur, vous pouvez prendre contact avec nos équipes. Nous prévoyons toujours un premier rendez-vous d’une heure, afin de définir vos besoins, vous présenter nos méthodes et vous proposer un plan d’action.

Au plaisir d’échanger avec vous !

‍